Outils numériques pour l’animation des démarches de concertation
Panorama d'outils pour collecter des avis, débatre, écrire à plusieurs ou décider ensemble
Les outils numériques sont utilisés de manière quasi systématique dans les dispositifs de concertation. Des plateformes numériques spécialisées aux fonctionnalités complexes proposent d’étendre la participation en-dehors des temps et des lieux animés en présence.
Mais des outils aux fonctionnalités plus simples et plus facilement mobilisables sont également à la disposition de l’animateur de la concertation. Ils sont aussi mobilisables pendant les temps animés. Ce sont quelques-uns de ces derniers qui sont présentés dans cette fiche.
Les modalités et conditions pour utiliser les outils numériques
Les outils numériques collaboratifs en ligne peuvent rendre service dans différentes situations :
- Utilisation synchrone : les utilisateurs peuvent agir simultanément sur le même document. Les outils qui permettent ce type d’usage pourront être utiles lorsque l’on a besoin de travailler à plusieurs en même temps c’est-à-dire lors de réunions physiques ou à distance (réunion téléphonique ou en webconférence)
- Utilisation asynchrone : les utilisateurs peuvent interagir consécutivement avec l’outil ou le document. Les outils qui permettent ce type d’usage pourront être utiles avant ou après les temps de réunion pour permettre aux participants, ou aux publics visés de s’informer ou de contribuer individuellement.
Certains outils autorisent les deux utilisations et peuvent donc permettre de travailler sans changer de support et de fonctionnalités, avant, pendant et après la réunion. Cela renforce l’intérêt des participants et peut permettre de faciliter une prise en main progressive.
De manière générale, on choisira les outils et on préparera leur utilisation de manière à minimiser les étapes préalables pour les utilisateurs et les dysfonctionnements. On peut être attentif par exemple à :
- choisir des outils qui ne génèrent pas d’appréhension sur l’usage des données ou les risques informatiques,
- préférer les outils qui ne nécessitent pas la création de comptes,
- préférer les outils mono-fonction et faciles à utiliser,
- bien régler les droits d’usage (le cas échéant) et faire un test préalable systématique,
- faciliter l’accès en communiquant un lien cliquable qui mène directement à la page,
- dans le cas d’un usage en réunion, tester préalablement sur place la connexion et l’accès effectif aux outils choisis.
Les principales fonctions possibles et les outils accessibles
Vous trouverez ici une sélection de logiciels. Ils ont été choisis avant tout pour leur simplicité d’utilisation et leur accessibilité pour l’animateur. Pour la plupart, ils sont libres et gratuits.
Le sondage
Qu’il s’agisse de recueillir les perceptions, les avis, les opinions ou les choix de différentes personnes, les outils numériques de sondage ont l’avantage de faciliter la diffusion du questionnaire, la collecte des données et surtout leur traitement. Les outils de sondage en ligne peuvent être utilisés par exemple pour :
- recueillir les perceptions d’usagers d’un lieu ou d’un service dans une phase de diagnostic,
- consulter les participants pour hiérarchiser les sujets de travail avant ou pendant une réunion,
- évaluer le dispositif de concertation.
Les outils de vote directement accessibles :
Outils de recueil et d’organisation d’idées
Le mur d’idées permet de recueillir les idées une à une et de les organiser simultanément ou consécutivement. Son apparence est très proche des outils d’animation classiquement utilisés en salle, son usage est simple et très intuitif. Avec certains outils, il est possible d’intégrer des images, des sons et des vidéos. Les « murs d’idées » peuvent être utilisés par exemple pour :
- recueillir des idées avant une réunion et éventuellement poursuivre ce recueil en réunion ensuite,
- animer une réunion de travail téléphonique,
- faciliter la restitution en plénière du travail de plusieurs groupes sans manipulation de matériel, en projetant sur un grand écran,
- mettre en forme des constats ou des propositions d’actions suite à une visite de quartier (photos).
La carte mentale numérique est un autre outil de recueil et d’organisation des idées. Elle permet une représentation spatiale sous forme arborescente.
Plus simple encore, la boite à idées numérique est aussi un outil de recueil envisageable.
Les logiciels de recueil et d’organisation d’idées accessibles :
Framemo (mur d’idée)
Padlet (mur d’idée)
Framindmap (carte mentale)
Idéotime (boite à idée)
Diboks (boite à idée)
Outils d’écriture collaborative
Rédiger un texte à plusieurs nécessite habituellement de nombreux aller-retours de versions et de commentaires. Un outil de rédaction collaborative est un traitement de texte en ligne qui permet à un groupe de personnes de partager et d’améliorer simultanément ou consécutivement un texte en cours d’élaboration. Les outils d’écriture collaborative peuvent être utilisés par exemple pour :
- produire et/ou amender une charte ou des fiches actions par exemple, en présence ou à distance, pendant et/ou après une réunion ;
- prendre en note à plusieurs mains les échanges en réunion ;
- saisir simultanément la production de différents groupes de travail.
Outils d’échange et de débat
Le forum est une fonctionnalité assez ancienne de l’internet 2.0 et toujours très utilisée. Elle est intégrée à de nombreux sites, par exemple pour permettre des échanges entre les lecteurs d’un article, sur les blogs ou les sites d’organes de presse. Mais elle est mobilisable indépendamment également. Le forum peut notamment permettre d’ouvrir des échanges entre des habitants sur différents sujets qui touchent à leur territoire ou à un projet, par exemple pour ouvrir le débat à des publics qui ne participent pas aux réunions physiques.
Le mur d’expression permet de diffuser les expressions individuelles d’un public nombreux pendant le déroulement d’une réunion au moyen de sms ou de tweets.
Les outils de quizz et vote interactif permettent de recueillir et visualiser les réponses des participants à des questions précises en direct pendant une réunion.
Quizzoodle (Quizz via smartphone )
Kahoot (Quizz via smartphone )
VotAR (vote par cartons de couleurs)
Outil de prise de décision
Associant outil d’échange, de sondage et de vote, les outils collaboratifs de prise de décision permettent de discuter de sujets spécifiques, d’aboutir à des propositions puis de voter sur la même plateforme.
Accès, matériel et logiciels utiles pour l’animation de réunions en général
Faciliter l’accès aux outils numériques en toutes circonstances
Internet n’est pas disponible partout et les salles de réunions ne sont pas toujours bien équipées. Les point d’accès 4G, pour accéder à internet par wifi dans un lieu couvert par la 4G : les fournisseurs d’accès internet fournissent différentes solutions accessibles par abonnement
Klaxoon une solution (payante) pour accéder hors-ligne à certains outils dans les lieux non desservis :
Le matériel numérique d’animation de réunion
On trouve aujourd’hui différents matériels de réunion numérique qui peuvent rendre des services aux animateurs de la participation :
- tableaux ou vidéoprojecteurs interactifs peuvent maintenant s’utiliser à plusieurs simultanément,
- des feutres ou paperboards numériques peuvent faciliter la saisie des notes papiers,
- les boitiers de vote se répandent dans les salles des collectivités locales.
Les applications pour faciliter la saisie des productions écrites et orales
Les outils numériques peuvent faciliter le travail fastidieux de saisie des productions :
- numériser et partager efficacement les productions écrites avec son smartphone : voir les applications ScanBot ou SmartScan,
- transcrire de l’audio en texte, avec la fonction « saisie vocale » de Google docs (sur le navigateur Chrome uniquement)
- faciliter la saisie d’enregistrement audio avec Otranscribe ou Recordense.