Les fonctions de l’animateur

Le dispositif de concertation comprend le travail de co-construction qui se fait au sein des différents groupes de travail. Le rôle de l’animateur dans ces groupes est central. Au-delà des qualités d’animation globales dont il peut faire preuve, il doit garantir que le cadre proposé permette au groupe de travail d’atteindre les objectifs fixés. Pour cela, il assure trois fonctions principales que nous détaillons ci-dessous.

La « Préparation »

Elle vise à rendre les réunions et le travail de groupe efficaces. Elle se décline en différentes tâches :

Situer l’étape de travail

Au vu du contexte et de la question à traiter, il faut définir les besoins des participants, c’est-à-dire l’étape de travail que la réunion doit permettre de franchir. On distingue principalement les 4 grandes étapes suivantes :

Découvrir – Comprendre/approfondir – Hiérarchiser/choisir – Agir/mettre en œuvre

Déterminer les objectifs de la réunion

Quel résultat vise-t-on à l’issue de la réunion, à quoi devons-nous parvenir, que devons-nous produire ?

Pour cela, il faut :

– Veiller à ce que l’objectif corresponde bien à un résultat à atteindre du point de vue des participants (cf. formulation des étapes ci-dessus).

– Vérifier que les participants ont bien les prérequis nécessaires à la réalisation de cet objectif, et que l’objectif est « réalisable » sur la durée de la réunion.

– Être attentif à ce que l’objectif soit perçu et accepté par tous, c’est-à-dire aboutir à une véritable « alliance de travail » entre l’animateur et les participants.

Choisir une (ou plusieurs) activité

Il s’agit de trouver la ou les tâche(s) qui vont permettre d’atteindre l’objectif fixé. Les tâches permettant de découvrir un sujet, de l’approfondir, ou encore de faire des choix sont différentes…

Élaborer le scénario, le déroulement de la réunion

On précisera les différentes séquences de la réunion qui vont concourir à l’atteinte des objectifs en mentionnant pour chacune : les contenus à aborder, les modalités de travail et leur enchaînement.

Préparer les ressources nécessaires

Des supports ou documents de travail, des documents d’information peuvent être nécessaires pour certaines séquences, ils doivent aussi être envisagés et réalisés à cette étape de la préparation.

Prévoir les modalités de suivi

Lors de la préparation on anticipe également la mise en forme des productions ou le compte rendu qui devra être fait de la réunion.

Organiser la logistique

Il s’agit de rédiger et d’envoyer les convocations, mais aussi de préparer la salle, installer les pôles de travail avec le matériel nécessaire, la configuration en grand groupe…

Acquérir une culture de thème

La préparation consiste aussi pour l’animateur à se familiariser avec les contenus clés du thème, du sujet afin d’être en mesure de capter le sens ou les nuances des idées des participants, de relancer les échanges, de clarifier les débats… Cela favorise l’obtention d’une production « riche » de la part du groupe en permettant à l’animateur de recueillir des idées nombreuses, complètes et variées. Pour une culture de thème acceptable, il faut pouvoir évoquer 10 à 15 idées différentes sur le thème traité. Cette culture permet aussi de se doter de grilles de lectures pour la mise en forme des échanges.

La « sécurité »

Elle vise à permettre à chacun d’avancer dans le travail en confiance. Elle se décline en deux aspects.

Vis-à-vis du groupe :

L’animateur est le garant du respect de l’alliance de travail et de la progression du groupe vers ses objectifs.

• Il propose des supports pour faciliter le travail
• Il propose des synthèses pour mettre en évidence la nature et le contenu des échanges, pour rendre apparente la progression.
• Il recadre le travail et évite que le groupe « quitte » son objectif, s’éloigne de l’objet de la réunion.

Vis-à-vis de chaque participant :

L’animateur est garant que chacun soit entendu et compris, pour cela il est attentif à :

• ne pas émettre de jugement de valeur (même positif) ni d’interprétations
• prendre en compte la parole de chacun
• clarifier les idées de chacun

Les techniques au service de cette fonction sont : l’écoute active, qui se décline en : reformulations, questionnements, synthèses ; l’animateur pivot de la parole ; l’utilisation du paperboard.

 La « mémoire »

L’animateur est le garant du travail produit et de sa valorisation : il est de sa responsabilité de garder et de mettre à disposition du groupe, les traces de ce travail :

• Compte rendu
• Relevé et suivi de décisions
• Mise en forme des productions, contributions…

Ces traces sont communiquées à chaque participant (et à chaque personne concernée par l’objet de la réunion si nécessaire).