Rendre compte, c’est produire un bilan de la concertation, destiné aux participants ou à des tiers (le grand public, les médias, des institutions…). C’est généralement l’affaire de l’initiateur de la concertation. C’est une démarche qui est réglementairement obligatoire dans certaines situations et hautement recommandable dans toutes les autres.
Ce que dit la loi
La législation n’oblige pas à évaluer la concertation, mais elle peut obliger à en rendre compte :
- La réalisation d’un bilan de la concertation préalable à l’enquête publique doit être joint au dossier d’enquête publique (article L.300-2 du Code de l’urbanisme et article L.123-12 du Code de l’environnement)
- La publication d’une synthèse des observations du public avec mention de celles « dont il a été tenu compte » est nécessaire lors de toute consultation du public (loi du 27 décembre 2012, article L120-1 du Code de l’environnement)
- le respect a posteriori des engagements pris à la suite des concertations, notamment vis-à-vis des riverains, est inscrit dans les bilans LOTI.
- A la fin des débats publics organisés par la Commission nationale du débat public, il est nécessaire d’établir un bilan du débat, tout comme dans les cas de concertations recommandées ou de concertations post-débat public.
Compilation et synthèse
Nous recommandons, dans l’optique de rendre compte d’une concertation :
1) De compiler, dans un fichier numérique ou sur support papier, l’ensemble des documents relatifs à la concertation pour constituer un « Dossier de la concertation » le plus exhaustif et fidèle possible, constitué par exemple :
– D’une mise à plat du processus de concertation (objectifs, dispositif mis en place, sujets abordés, calendrier, lieu et date des réunions, nombre de participants, etc.)
– D’un bilan qualitatif (arguments échangés, climat et évolution des échanges, points d’accord et de désaccord, recommandations ou propositions, suites à donner)
– Le cas échéant, la ou les décisions prises (qui doivent être publiées séparément) ou le calendrier décisionnel
Et en annexe :
– Des études et expertises (études de contexte, synthèse des entretiens préalables, études techniques, ec.)
– Des comptes-rendus de réunions (réunions publiques, ateliers, réunions de Comité de pilotage, etc.)
– Des documents d’information diffusés, des communiqués de presse et éventuellement de coupures de presse
– De photos et vidéos illustrant la concertation
– Le cas échéant, du (des) rapport(s) des tiers-garants ou d’évaluateurs, de la charte de la concertation
– Etc.
Ce dossier peut être transmis aux partenaires institutionnels, tenu à disposition de ceux qui en feront la demande et/ou être téléchargeable sur le site de la concertation. Il peut être inclus dans le dossier de l’enquête publique (dans certains cas, il doit l’être). Il peut servir de base à la rédaction du document suivant.
2) De rédiger un document synthétique de quelques pages, appelé « Bilan de la concertation » qui sera plus activement diffusé (il peut être notamment envoyé à tous les participants). Ce bilan peut faire état du déroulement de la concertation, de ses acquis, de ses limites, des suites qui seront données. Il permet de remercier les participants et de les informer des étapes suivantes. Il peut être soumis aux participants et validé ou amendé par eux. Qu’il soit collectif ou rédigé par un organisme, ses auteurs doivent être clairement identifiés (exemple: «La concertation sur… : bilan de la Communauté de Communes de…»).
