Une fois que le dispositif a été conçu et préparé, deux grandes activités démarrent en parallèle :
- L’animation du dispositif : assurer l’articulation entre les instances de pilotage et les groupes de concertation et assurer le lien entre le dispositif et son contexte de réalisation,
- L’animation des groupes de concertation ou collectifs de travail.
L’animation du dispositif
La mise en place d’un dispositif de concertation nécessite de mobiliser les acteurs concernés par le sujet traité. L’identification de ces acteurs – avec le commanditaire – et leur rencontre – au cours d’entretiens préalables – permet de connaître leurs préoccupations, leurs contraintes et leurs souhaits en matière de concertation. Ce travail d’identification permet d’associer les acteurs concernés et de préciser les modalités du dispositif notamment d’un point de vue pratique (jours et horaires des réunions, circulation de l’information…) voire d’ajuster le résultat attendu (évaluation du niveau de tension existant entre les acteurs). En fonction du dispositif, le groupe de concertation pourra être ouvert ou non, afin d’associer de nouveaux acteurs en cours de concertation et de multiplier les points de vues, ou au contraire de privilégier la dynamique de travail créée au sein du groupe composé initialement.
Au fil de la concertation, l’animateur du dispositif aura le souci d’informer régulièrement les parties prenantes (rédaction des comptes-rendus…) et plus largement de communiquer sur l’avancée du travail engagé (réunions publiques, rencontres, mobilisation des relais…) en vue – notamment – de créer des liens entre le dispositif de concertation et les autres programmes d’actions locaux et de sensibiliser les habitants, riverains, usagers du territoire. Il devra également veiller à constamment maintenir le lien entre l’instance de concertation et l’instance de décision afin de garantir la prise en compte des propositions finales par les décideurs.
L’animateur du dispositif est le garant de l’avancée de ce projet (suivi des étapes, respect de l’échéancier). Il se doit donc d’alerter le commanditaire dès qu’il perçoit des points d’achoppements et de réfléchir avec celui-ci à des propositions d’ajustement ou de réorientation éventuels. Car nous évoquons bien ici des dispositifs dynamiques pour lesquels la logique de progression prévaut sur la logique de planification. Il peut également avoir un rôle d’accompagnateur auprès du commanditaire, des partenaires et des parties prenantes du dispositif pour souligner le chemin parcouru et les aider à se projeter sur la suite du travail à conduire. Enfin, il est le garant de la participation des parties prenantes. Il s’assure que les instances décident démocratiquement et communiquent sur leurs choix.
Enfin, l’animateur du dispositif de concertation a pour rôle de faciliter les différentes prises de décision. L’animation proposée (débat, vote…) ainsi que les supports de travail fournis (relevé de décisions, mise en forme des propositions énoncées…) vont permettre aux participants – tour à tour – de choisir, évaluer, décider, abriter, et ce de façon démocratique (recherche du consensus).
L’animation des groupes de concertation ou collectifs de travail
L’animateur de la concertation n’est pas porteur d’un objectif en termes de résultat, d’action à conduire, mais uniquement garant du cadre de l’échange. Il intervient principalement avec une obligation de moyens (et non de résultat) pour permettre l’expression – au même niveau – de chacun des participants, sans présager de ce qui pourra résulter de ces échanges en instaurant un climat d’écoute, de respect mutuel et de bienveillance entre les acteurs présents.
Les taches à remplir par l’animateur
Les 3 fonctions de l’animateur
Quelle posture ?
L’attitude de l’animateur au cours des réunions est un déterminant important dans le déroulement de la concertation. Il existe différentes formes d’animation, qui diffèrent en fonction de la personnalité de l’animateur et du contexte, en particulier du degré de conflictualité dans les échanges.
De façon générale, on peut dire que plus une situation est tendue, plus l’animateur devra être présent, rappeler le cadre et structurer les échanges. Dans un contexte tendu, l’animation-pivot peut s’avérer utile. On parle de l’animateur pivot de la parole. Les idées sont données à l’animateur par un participant. C’est l’animateur qui redonne la parole au groupe en lien avec l’idée émise ou pour relancer les échanges à l’aide d’un nouveau questionnement.
On parle ici d’une posture d’écoute active et de la mobilisation de différentes techniques au service de l’animateur : la reformulation, le questionnement (ouvert et non inductif), la synthèse…
Dans un contexte peu conflictuel, une présence plus légère de l’animateur peut être suffisante.
Dans tous les contextes, il est nécessaire de préparer avec soin l’animation de la réunion en veillant à ce que :
- un déroulement de la réunion soit prévu,
- les tâches essentielles soient attribuées : l’animation, la prise de notes et l’apport de connaissances (le cas échéant),
- la logistique soit anticipée : tables/chaises, matériel informatique, impressions des supports de travail en nombre suffisant, outils adaptés à l’animation prévue (papiers, feutres, gommettes, enveloppes..) afin de faciliter le travail des participants.
D’autres critères peuvent se rajouter pour vous permettre d’évaluer si la présence de l’animateur dans la régulation des échanges doit être plus ou moins forte :
- nature de la production demandée au groupe (créativité, argumentaire, choix…) qui va plus ou moins rechercher le débat sur les idées,
- composition du groupe et taux de mixité des points de vue qui pourrait nécessiter d’être vigilant à ce que des idées originales ou uniques au sein du groupe soient entendues, prises en compte ou à l’inverse qu’un groupe n’exprime pas que des évidences, des idées convenues.
Animer et participer à la fois ?
Bien souvent dans les démarches de concertation, les animateurs sont également parties prenantes du processus. Or la nécessité de neutralité, d’impartialité de l’animateur – mise en avant précédemment – reste indispensable. Même si sa structure est impliquée dans la démarche, l’animateur se doit de conserver le recul nécessaire à sa fonction.
Pour cela, des biais doivent être trouvés. Il est souhaitable qu’un autre représentant de la structure portant l’animation de la concertation soit présent, au même titre que les autres participants. La co-animation peut aussi permettre un relais dans les positionnements entre animation du dispositif et participation.
Dans tous les cas, si l’animateur est amené à apporter la position de sa structure, il doit être très clair avec les participants en précisant quand il parle au titre de sa structure ou au titre de sa fonction d’animation. Cette posture est plus délicate mais reste une pratique courante.
Sur la plus-value de la co-animation, voir le film « Dialoguer pour un SAGE dans le Velay«
Gérer les moments difficiles
En fonction du sujet traité et du niveau de conflit entre les participants, l’animateur d’une concertation peut être confronté à des situations délicates. Il doit toutefois conserver une posture de neutralité par rapport aux arguments avancés par les protagonistes, ainsi que d’écoute, même s’il est directement pris à partie.
La gestion de ces moments de tension s’acquiert. Il peut être utile à l’animateur d’anticiper les types de situations auxquelles il peut être confronté ainsi que les attitudes à adopter en fonction de celles-ci.
Les outils de l’animateur
Il existe de nombreux outils et méthodes d’animation qui permettent de faire avancer le groupe, de produire des propositions, voire de prendre des décisions. Toutefois, il convient d’être vigilant sur l’utilisation de ces outils et d’avoir bien en tête la nécessité de les adapter au contexte, publics concernés et objectifs visés.
Voici quelques situations et outils associés :
Préparation du dispositif de concertation
- Identification des acteurs concernés par la concertation. Constitution des instances de dialogue.
Cartes d’acteurs
Identification des besoins de chaque acteur
- Favoriser la discussion entre pairs au sein de groupes restreints ou à l’intérieur d’un dispositif de concertation plus large
Focus groupes et ateliers d’acteurs - Simuler des situations, mettre en place des jeux de rôle
Systèmes multi-agents
Recherche et choix des solutions
- Stimuler la créativité des participants, faire émerger des propositions / des solutions innovantes
Les outils de créativité - Hiérarchiser des propositions, appuyer les choix
Vote et hiérarchisation
Situations spécifiques
- Animer des grands groupes
Forum ouvert - Consulter le public sur un projet
Débat public
Conférences de citoyens
