Instance de concertation et instance de décision
Une instance de concertation débat d’un sujet, émet des propositions d’actions et définit des alternatives qu’elle proposera ensuite à l’instance de décision. Ce sont bien 2 instances distinctes même si leur composition peut se rejoindre. Il est d’ailleurs souhaitable de veiller à associer des représentants de l’instance de concertation à l’instance de décision sans pour autant la rendre trop lourde. En effet, l’instance de décision est souvent pléthorique ; elle rassemble des élus, parfois des techniciens (direction générale, services techniques, chargés de mission concernés…), des partenaires institutionnels (Etat, collectivités supra-territoriales, organismes financeurs, chambres consulaires…), des acteurs socio-économiques du territoire (entreprises ou club d’entrepreneurs, coopératives, associations de commerçants, représentants de l’économie sociale et solidaire…) et des syndicats voire des habitants dans certains Agenda 21 locaux. Sa composition, son mandat et ses règles de fonctionnement doivent être déterminés dès la conception du dispositif de concertation. Elle sera souvent pilotée par l’élu référent du projet voire le Maire de la commune ou le Président du Syndicat, ce qui lui confère une certaine importance et assure le lien entre les différentes instances de la collectivité concernée.
Les termes varient : une instance de concertation peut prendre le nom de « groupe de travail », « groupe de travail thématique », « espace de concertation »… Une instance de pilotage prend – elle – souvent la forme d’un « comité » ou d’un « groupe de pilotage ». Ces instances peuvent être créées de toutes pièces dans le cadre de la concertation ou bien s’inscrire dans des instances déjà existantes : pour les 1ères il peut s’agir d’une commission extra-municipale, du conseil de quartier, du conseil des sages… et pour les secondes : du conseil municipal, de la réunion de majorité, de la commission locale de l’eau…
Il faut cependant avoir à l’esprit que pour tout projet de concertation, ce sont les élus qui exprimeront la décision finale et c’est l’instance « supra » qui formalisera cette décision, à savoir le Conseil municipal, le Conseil communautaire, le Comité syndical… Ainsi dans les faits, l’instance de pilotage – créée dans le cadre d’un nouveau projet de concertation – ne prend pas la décision finale mais constitue une sorte de « passage intermédiaire » entre l’instance de concertation et l’instance de décision « supra ». Son rôle sera alors de trier, prioriser, chiffrer, évaluer les propositions d’actions avant qu’elles ne soient présentées à l’instance de pilotage « supra ». Cette instance de pilotage intervient pour apporter les éléments d’aide à la prise de décision par les élus.
Rendre compte des décisions
Dans le cadre de notre démocratie représentative, les élus ont la responsabilité de la prise de décision finale mais ils ont également la responsabilité d’en rendre compte et notamment auprès des acteurs qui ont contribué à l’élaboration des propositions soumises aux arbitrages. Il convient d’informer des décisions prises en les argumentant. Les acteurs, les habitants, les usagers sont tout à fait en mesure de comprendre et d’accepter les choix et/ou les priorisations faits par la collectivité qui ne pourra pas tout embrasser ni mettre en œuvre dans le même temps. Cela relève d’une forme de « déontologie de la participation » de veiller à rendre compte – au plus grand nombre – des arbitrages réalisés sous forme d’un « avis argumenté », tout comme il sera important ensuite de communiquer sur l’avancée de la mise en œuvre du projet.
Pour plus de détail, voir Rendre compte, évaluer, capitaliser
La décision finale est formalisée au travers d’un accord qui peut prendre différentes formes : un avis argumenté, un programme d’actions, des grandes orientations stratégiques… Il existe également des choix « intermédiaires », élaborés au fil du processus de concertation. Différents niveaux se distinguent :
- Lorsque les membres de l’instance de concertation clarifient le thème et déterminent collectivement le périmètre du sujet à traiter : de quoi s’agit-il ? Qu’entend-on par : « Comment entretenir et aménager la rivière (rives et lit) en tenant compte des différents usages or usages industriels ? »
- Lorsque les membres de l’instance de concertation déterminent des axes de travail/champs thématiques/problématiques spécifiques et définissent plus précisément leur objet de travail. Pour faire suite à l’exemple cité ci-dessus : « Dans les usages nous distinguerons les usages agricoles et ceux des particuliers ».
- Enfin lorsque les membres de l’instance de concertation choisissent ce qui va être communiqué à l’issue du travail : quelles réflexions, quelles données seront partagées largement ? Est-ce que tout ou partie de la production du groupe sera rendu visible à l’issue des séances de travail ?
Une formalisation finale prenant la forme d’un accord peut à la fois préciser les éléments sur lesquels les participants de l’instance de concertation se sont accordés mais aussi les éléments encore clivants, non tranchés et sujets à désaccords. Un groupe de travail peut tout à fait conclure qu’il n’a pas réussi à trancher, en tout cas pas sur tous les sujets. Ces éléments – loin de représenter un échec du processus de concertation – sont autant d’éléments d’aide à la décision pour les élus en capacité alors de prendre la mesure des clivages présents sur leur territoire et d’arbitrer en conséquence (poursuite de la réflexion, appel à une médiation…).
Faire des choix, trouver un accord
Le choix peut s’appuyer sur les techniques de vote : vote à l’aide de cartons ou de gommettes de couleurs, votes simple ou pondéré. Ces techniques peuvent permettre de faire ressortir les idées les plus partagées et d’écarter les idées les moins plébiscitées par les acteurs ou également de hiérarchiser ces idées en les listant en fonction du nombre de gommettes obtenues par chacune. La priorisation/hiérarchisation des actions peut se faire de différentes manières. Nous préconisons d’inviter les personnes à le faire individuellement en répondant à la question « Qu’est-ce qui vous semble prioritaire ? Qu’est-ce qui vous paraît être le plus important ? » et en leur demandant ensuite de partager leurs critères de choix pour se mettre d’accord sur une liste de priorités : « Qu’est-ce qui a motivé votre choix ? En quoi cette action est prioritaire pour vous ? ». Les arguments apportés alors seront autant d’éléments d’aide à la décision pour les élus. Le travail peut se réaliser en utilisant des grilles, des « radars », des « baromètres ». Ces outils peuvent être déjà existants ou créés en fonction du contexte du territoire et des enjeux du projet. Ils peuvent aider les participants à réfléchir mais ils sont avant tout un support pour permettre la discussion autour des priorités de chacun, et non une fin en soi. Au final, la priorisation peut prendre la forme d’un échelonnement dans le temps (à court, moyen ou long terme) ou se faire au regard d’autres critères tels que : la faisabilité technique, la faisabilité financière, l’urgence pour le territoire, la capacité de cette action à mobiliser largement, l’identification d’un porteur de projet potentiel…
Il convient de rappeler que toute décision se fait en fonction du mandat donné à l’instance concernée, mandat qui doit être défini et validé – dès son lancement – par tous les protagonistes du processus de concertation. L’animateur/médiateur de la concertation sera le garant – au fil du temps et des avancées du dispositif de concertation – du respect de ce mandat.
