2. La conception et la préparation du dispositif

Quelles étapes et quels outils ?

Un processus de concertation comporte plusieurs éléments qui peuvent varier en fonction des objectifs poursuivis. Il n’y a pas de règle unique à ce sujet. Nous proposons ici quelques points de repère.

Les niveaux de participation

Il existe différents niveaux de participation possibles. Une première étape peut consister à déterminer les publics à associer au dispositif puis à définir les niveaux de participation pour ces différents publics (experts, usagers, partenaires, riverains, habitants…) : souhaite-t-on leur transmettre une information ou recueillir leur avis sur une problématique spécifique ou encore co-construire des solutions voire co-décider avec eux du programme d’actions à mettre en œuvre ?

Au préalable de la conception du dispositif, il s’agit de répondre aux questions suivantes : qui souhaite-t-on associer ? Pour faire quoi ? A quel moment ? En fonction des réponses à ces différentes questions, le pilote pourra proposer une place à donner aux uns et aux autres en fonction de différents degrés de participation.

Il n’est pas toujours possible – ni même souhaitable – de chercher à associer tout le monde à chaque étape du dispositif…

Les instances de concertation

La mise en œuvre d’un dispositif de concertation nécessite la mise en place de plusieurs « instances »  :

– une instance de décision : un collectif des décideurs ou un comité de pilotage qui participe le plus souvent aux échanges et qui prendra les décisions à l’issue de la concertation

– une équipe d’animation, constituée des animateurs et du « pilote » issu de l’organisme commanditaire, qui prend en charge l’organisation concrète du déroulement ;

– éventuellement, une instance de régulation : un comité de suivi de la concertation composé de l’équipe d’animation et de quelques volontaires parmi les participants, qui s’assure que tout se déroule correctement ;

– éventuellement, un ou des garants et un ou des évaluateurs.

Le pilote du dispositif veille à la définition puis au respect de la composition, du mandat, des modalités de travail et notamment de décision, du calendrier et de l’animation ou du pilotage de chacune de ces instances. Il sera également garant de l’articulation entre ces différentes instances et notamment de la circulation de l’information entre elles, à chaque étape du dispositif.

Les étapes de la concertation

Une fois le cadre général de la concertation défini, le processus de concertation – en tant que tel – va s’organiser en plusieurs étapes. Par exemple  :

la mobilisation des parties prenantes : identification des acteurs concernés et rencontre avec une partie d’entre eux (entretiens préalables) pour vérifier la faisabilité de la démarche de concertation et identifier les principales préoccupations et attentes des acteurs locaux concernés.

Voir la vidéo Gestion partagée du site de Kério qui parle de la réalisation d’entretiens préalables pour recueillir les différentes visions quant aux modes de gestion d’un site naturel  des Côtes d’Armor.

l’information initiale : mise en place d’une réunion publique, avec l’ensemble des acteurs identifiés pour participer au processus de concertation, pour présenter la démarche et s’assurer de la participation aux groupes de concertation envisagés.

le dialogue : animation des groupes de concertation (ateliers ou autres dispositifs). Les acteurs concernés co-construisent le diagnostic, les orientations et le plan d’actions.

la finalisation du dispositif : rédaction d’un accord, retour sur la démarche de concertation auprès du comité de pilotage et présentation des résultats obtenus.

A l’issue du dispositif, il importe de communiquer aux participants les décisions prises par l’instance de décision, en expliquant les raisons des choix. Le processus de prise de décision doit être transparent.

Un dispositif de concertation peut faire l’objet d’une évaluation. Elle doit être pensée au démarrage du dispositif et animée durant sa mise en œuvre. Les résultats seront ensuite diffusés à l’ensemble des instances.

La prochaine étape sera la mise en œuvre et le suivi des actions.

Les outils de la concertation

De nombreux outils sont disponibles à différents niveaux : démarches globales de concertation (débat public, conférence de citoyens, dialogue territorial…), modes d’animation de réunions (forum ouvert, world café, etc.), outils d’expression ou de synthèse (métaplan, débat mouvant, color-vote, etc .). Il existe également des outils spécifiques destinés à simuler des situations et tester des stratégies, par exemple grâce au théâtre forum ou aux jeux de rôles