2. La conception et la préparation du dispositif

Comment poser le cadre de la concertation?

Le cadre de la concertation : de quoi parle-t-on ?

On désigne par « cadre de la concertation » à la fois la définition du projet, de l’organisation opérationnelle et des règles du dialogue.

Pourquoi un cadre, quels sont les enjeux ?

Le cadre est là pour garantir :

  • l’identification par chacun des participants des objectifs et de l’objet de la démarche,
  • la mise en place entre les participants de relations de travail conformes aux principes de la concertation,
  • la transparence du processus de décision.

Le travail progressif d’élaboration du cadre permet à chacun (commanditaire, parties prenantes et animateur) d’avancer dans la compréhension du sens du dispositif.

C’est l’existence de ce cadre qui va permettre l’investissement, en connaissance de cause, de chacune des parties prenantes.

Moins les parties prenantes ont l’habitude de travailler ensemble, plus les relations existantes sont tendues ou conflictuelles, plus le cadre de la concertation doit être précis et plus l’animateur va s’appuyer dessus pour permettre le travail collectif.

Comment poser le cadre ?

1. Recueillir et analyser la demande du commanditaire

Au moyen d’un ou de plusieurs entretiens avec le commanditaire : il s’agit de recueillir ses attentes et ses intentions et de s’assurer qu’elles relèvent bien d’une logique de concertation.

Dans le cas contraire, l’animateur engage avec le commanditaire un dialogue dont le but est de l’aider à clarifier ses intentions et à identifier ce qui peut faire l’objet d’une concertation : il doit s’agir d’une question importante, qui concerne différentes catégories d’acteurs, pour laquelle il existe une marge de manœuvre (tout n’est pas déjà décidé) et pour laquelle on attend que les parties prenantes élaborent ensemble des propositions.

Ces entretiens permettent donc :

  • de vérifier si la demande du commanditaire relève bien d’une logique de concertation,
  • d’identifier le thème général et le périmètre géographique de la concertation,
  • d’identifier les parties prenantes à mobiliser,
  • de clarifier le processus de décision : qui décidera et dans quel cadre ?
  • de valider et de contractualiser avec le commanditaire ces 1ers éléments du cadre de la concertation ainsi que la mission qui sera confiée à l’animateur de la concertation.
2. Rencontrer les parties prenantes

Cette étape consiste à conduire auprès des parties prenantes des entretiens semi directifs pour recueillir, en complément de ce qui a été exprimé par le commanditaire, les informations nécessaires pour finir de préciser le cadre de la concertation.

Ces entretiens préalables traduisent concrètement l’intention d’associer les parties prenantes à la démarche de concertation. Ils jouent donc un rôle essentiel dans la mobilisation des parties prenantes et dans la légitimité qui sera accordée à la concertation.

Une concertation nécessite de réaliser entre 10 et 20 de ces entretiens préalables en fonction du thème et du périmètre de la concertation. Ils permettront d’aborder plusieurs points.

Ces entretiens permettent à l’animateur de vérifier et de rendre compte au commanditaire qu’une démarche de concertation est possible et à quelles conditions.

3. Concevoir, formaliser et faire valider le cadre de travail

Les entretiens préalables donnent lieu à la rédaction d’une synthèse qui sera remise au commanditaire. Cette synthèse rend compte des aspects essentiels de la perception de la situation par les parties prenantes et permet à l’animateur de préciser différents points du cadre de la concertation :

  • les sujets qui seraient à aborder dans le cadre de la concertation, et en fonction, le nombre et la composition des groupes de concertation à envisager,
  • les « instances de concertation » à mettre en place,
  • les modalités de travail à proposer : nombre de réunions à programmer, calendrier et horaires de travail à proposer, conditions préalables à réunir.
  • Les principales règles de dialogue à instaurer compte tenu de la situation.

C’est donc bien seulement à l’issue de ces entretiens préalables que l’élaboration du cadre de la concertation est achevée.

Avant d’être présenté et mis en œuvre, ce cadre de la concertation doit être validé par une instance de décision, en particulier le nombre, les thèmes et la composition prévisionnelle des groupes de concertation et si nécessaire la mise en place d’une ou plusieurs instances de consultation.

Il est indispensable que les instances de concertation soient composées de personnes du territoire concerné par la concertation et dont l’expérience est en lien avec les sujets à traiter (on entend par expérience : l’histoire, les compétences, le vécu, le domaine d’activité : ce qui en fait des contributeurs légitimes sans risque de démagogie).

4. Présenter et mettre en place le cadre de la concertation

Une fois le cadre de la concertation validé par l’instance de décision, il y a principalement deux moments où l’animateur peut le présenter et le mettre en place :

  • Lors d’une éventuelle réunion publique de présentation et de lancement de la démarche de concertation

Au cours de cette réunion, l’animateur présente les résultats attendus, les sujets, les instances de concertation, la méthode et le calendrier de travail ainsi que les principales règles du dialogue.

Il s’agit de permettre aux personnes présentes de réagir aux sujets proposés, de prendre la mesure de l’investissement qui leur est proposé et ainsi de pouvoir s’inscrire comme participants s’ils le souhaitent.

  • Lors de la première réunion de travail

Lorsque les personnes seront réunies pour la première fois, l’animateur pourra revenir en détail sur l’objet, les objectifs de travail et les règles du dialogue et les valider avec les participants.

 5. Adapter, faire évoluer le cadre de travail

Avoir un cadre clair, cela rassure les participants. Il doit être assez solide pour que l’on puisse s’appuyer dessus… Mais il arrive qu’au cours du processus, le cadre soit amené à évoluer : on rajoute une réunion non prévue, on traite des questions nouvelles que l’on n’avait pas anticipées préalablement mais qui s’avèrent liées à l’objet du dialogue… Nous recommandons un cadre à la fois ferme et souple. Nous suggérons aussi que les adaptations du cadre soient discutées avec les participants.